Документ – в интернет!

ФОТО: ALEKSANDR KHAKIMULLIN/YAY/TASS

По данным Федеральной налоговой службы, в России ежегодно формируется 1 млрд бумажных документов, при том, что доля от общего оборота документов, переведенных в электронную форму, не достигает и 5%. Обслуживание этого объема обходится государству в 6 млрд человеко-часов и 3,5 трлн рублей. К 2024 году ситуация должна кардинально измениться – в соответствии с положениями национальной программы «Цифровая экономика РФ». В электронный вид запланировано перевести весь документооборот бизнеса, государства и граждан. Как сегодня в компаниях происходит переход к электронному документообороту (ЭДО) и насколько это удобно, узнала специальный корреспондент «Совершенно секретно».

Летом 2017 года правительство приняло восьмилетнюю программу развития экономики, согласно которой к 2025 году 90% всех межведомственных операций должно совершаться в электронном виде. А в мае 2020 года указом президента была утверждена не менее оптимистичная «Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности».

НЕМНОГО ЦИФР

Российская академия народного хозяйства и государственной службы (РАНХиГС), посчитала, что постепенное развитие электронного документооборота в соответствии с положениями этой Концепции к концу 2024 года может привести к приросту ВВП на 4–5% накопленным итогом в процентах от ВВП 2019 года. При этом прирост занятости может составить 1,15 млн человек.

КАК ЭДО РАБОТАЕТ

Во время карантина многие компании в ускоренном порядке и вынужденно перешли на ЭДО, чтобы сохранить администрирование процессов: сокращение количества распечатываемых документов и замена их электронными версиями серьезно упростили дистанционное ведение документации и оптимизировали время. «Самый ощутимый плюс во внедрении ЭДО – это мгновенная доставка документа: никаких визитов на почту или вызова курьеров не требуется. В любой момент возможно проверить номера входящих и исходящих штампов, сверить даты», – комментирует «Совершенно секретно» заместитель директора по работе с клиентами «БЦ ПРОФИТ» Марина Агеева. Те, кто уже сейчас используют электронный документооборот отмечают, что сделки проходят быстрее, документы не дублируются, их легко найти и предъявить по требованию контролирующих органов, снижаются затраты на печать и пересылку оригиналов.

На сайте ФНС есть сервис, позволяющий рассчитать эффективность внедрения ЭДО для компании с любым количеством документов.

ПЛЮСЫ ЭДО

Заместитель генерального директора по правовым и административным вопросам Жешартского лесоперерабатывающего комбината (входит в United Panel Group) Денис Кутишенко в интервью «Совершенно секретно» отметил, что ЭДО в компании внедряли поэтапно. «У нас первый этап начался в 2008 году, когда мы создали раздел «Личный кабинет клиента», где авторизированным пользователям была предоставлена возможность ознакомиться с наличием продукции онлайн, сформировать заявки, договоры, спецификации в электронной форме, – говорит он. – Каждая такая заявка уменьшала количество используемой бумаги, так как раньше все заявки от клиента принимались по факсу. Внедрение этой возможности позволило оптимизировать до 50% функционала коммерческой службы, а сейчас уже 90% заказов, которые приходят от российских клиентов, поступают через «Личный кабинет». Кроме того, как для компании, занимающейся лесопереработкой, факт сокращения бумажного оборота нам был очень важен, потому что цену лесных ресурсов и экологии мы знаем, как никто другой».

С 2016 года «Жешартский ЛПК» включил в работу электронное согласование договоров, что также существенно уменьшило количество используемой бумаги и сократило сроки согласования. «Процесс согласования стал прозрачным и управляемым (для реализации была выбрана платформа 1С: Документооборот), и уже в 2018 году мы перевели на электронное согласование формирование и большую часть кадровых документов. К сожалению, пока перевести абсолютно все кадровые документы работодателя в электронный вид не позволяет действующее законодательство, но мы отчетливо понимаем, что тенденция к этому есть», – заключили в «Жешартском ЛПК».

СЛОЖНОСТИ ПЕРЕХОДА

Одна из сложностей заключается в том, что сотрудничество возможно только если обе стороны используют сервисы для обмена документами, которые поддерживают обмен между собой. «Если вы используете тот же 1С-ЭДО, а ваш контрагент использует программу, которая не поддерживает этот сервис, то обмениваться документами электронно не получится, – говорит Марина Агеева. – Внедряющая ЭДО компания должна заранее обговаривать с оператором, какие у него есть возможности для интеграции». Также нужно обучить персонал, сформировать новые привычки у сотрудников, добавляет она. Очень важный вопрос связан также с безопасностью электронного документооборота, однако, как уверяют эксперты, все сервисы пользуются защищенным соединением и шифрованием данных, поэтому надежность ЭДО в разы выше, чем при обмене документами в бумажном виде (для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись, которая является маркером и имеет математически обработанный уникальный цифровой код).

КЛЮЧЕВЫЕ ИГРОКИ РЫНКА

Сегодня в России большое количество авторизованных операторов ЭДО, передающих по телекоммуникационным каналам конфиденциальные данные между участниками электронного документооборота, и сервисов для ЭДО. Операторов на официальном сайте ФНС на текущий момент перечислено 79 компаний. «Оператор и сервис – не одно и то же. Например, АО «Калуга Астрал», которое сотрудничает со всем известной фирмой 1С, – это авторизованный оператор ЭДО, а сервис – это система, с помощью которой передается документ, – поясняют в «БЦ ПРОФИТ». – 1С предоставляет своим клиентам различные сервисы для удобства работы, одним из которых является 1С-ЭДО. У «Такскома» свои сервисы (системы), которые они предлагают своим клиентам, у СБИСа – свои и так далее. Для того чтобы стать авторизованным оператором, необходимо получить лицензию: не каждая IT-компания может этим заниматься».

«Наш опыт показывает, что при внедрении ЭДО нужно исходить, прежде всего, из нужд компании, ее размера, количества сотрудников, вида деятельности и, главное, стратегии развития минимум на 3–5 лет», – заключает Денис Кутишенко. Перечень сервисов, предоставляющих услуги документооборота на российском рынке, обширен. Кроме 1С-ЭДО, это Такском-Файлер, СБИС-ЭДО, Контур.Диадок ЭДО и многие другие. Все эти платформы обладают схожим набором необходимых функций, однако их уникальные предложения и возможности модификации должны рассматриваться и обговариваться отдельно в каждом конкретном случае.

ФОТО: СЕМЁН ЛИХОДЕЕВ/ТАСС