Как провести проверку персонала при приеме на работу: пошаговая инструкция

Правильный выбор сотрудников играет ключевую роль в успехе компании. Тщательная проверка кандидатов при приеме на работу не только способствует формированию высококвалифицированной команды, но и минимизирует риски, связанные с привлечением неподходящих специалистов. Неправильное решение может обернуться серьезными последствиями: от снижения производительности и ухудшения морального климата в коллективе до финансовых потерь и подрыва репутации компании.

От анализа резюме до собеседований и проверки рекомендаций — каждый этап имеет свои особенности и значение. Понимание важности этих процессов поможет не только найти подходящих кандидатов, но и укрепить позиции вашей компании на рынке. В статье рассмотрим, как проходит проверка сотрудника при приеме на работу, какие есть источники данных и какие нюансы процесса нужно учесть.

Почему важна проверка соискателей

Каждая организация, заинтересованная в развитии, тщательно изучает кандидатов. Проверка соискателей на работу — один из важнейших этапов подбора персонала. И касается это всех категорий — от рядовых исполнителей до главных бухгалтеров и топ-менеджеров.

Ущерб могут нанести не только те, кто отвечает за финансы, но и рядовые сотрудники. Уборщики — украсть дорогостоящее оборудование, офис-менеджеры — заказать себе материалы на деньги компании, администраторы — продавать данные клиентов конкурентам.

Для любой компании проверка работника и соискателя будет обоснованной и целесообразной.

Такой контроль нужен для того, чтобы:

• защитить коммерческую тайну и конфиденциальную информацию;
• предотвратить финансовые потери;
• избежать подрыва репутации компании;
• соблюдать нормативные требования и законодательные нормы.

Но важно учитывать: Трудовой кодекс РФ требует от работодателей оценки кандидатов исключительно по деловым качествам. Если соискателю отказали по критериям, которые не связаны с работой (например, по национальной принадлежности, полу или религии), такое решение с большой долей вероятности сочтут немотивированным и оспорят в суде.

На что именно проверять кандидата, компания решает сама. При любом анализе нужно учитывать требования законодательства, контекст деятельности организации и должность, на которую претендует человек.

Очевидно, что требования к кандидатам на ключевые роли, должности руководителей будут отличаться от того, чего ждут от линейного сотрудника. Поэтому и проверки будут разными. Рассмотрим подробнее, что и зачем нужно узнавать про потенциальных начальников и их подчиненных.

Проверка соискателя — руководителя

Руководитель — это сотрудник, который несет большую ответственность за финансовый успех и имидж компании. Нередко такие люди отвечают за денежную составляющую — сделки с партнерами и клиентами, расширение бизнеса, объем продаж и т.д.

Потенциального руководителя рекомендуется проверять на:

• «массовость». То есть не управляет ли он сразу несколькими (пятью и более) компаниями, чтобы легализовать доход;
• банкротство. Кандидаты не могут стать руководителями, если их менее трех лет назад официально признали банкротами;
• дисквалификацию. Такое лицо нельзя нанимать в качестве топ-менеджера, в противном случае организация получит штраф;
• свой бизнес. Важно обратить внимание не столько на наличие самого бизнеса, сколько на сферу деятельности. Руководитель может использовать информацию компании в личных целях или даже выступать в качестве конкурента.

Проверка линейного сотрудника

Рядовой работник, конечно, несет меньше ответственности, чем руководитель. Однако и здесь при найме неблагонадежного человека возможны риски: репутационные потери, снижение производительности, ухудшение корпоративной культуры. Если в коллектив приходит человек с проблемной репутацией или склонностью к правонарушениям, это может негативно сказаться и на общем настроении команды.

Стоит заранее проверить сотрудника на:

• финансовую дисциплину. Плохая кредитная история, долги, просроченные налоги и штрафы могут быть показателем несерьезного отношения к деньгам. Наняв легкомысленного работника, компания может потерять деньги из-за краж, недостач и т.д.;
• экстремизм, нахождение в розыске. Человек, который нарушает закон, плохо повлияет на репутацию компании и корпоративную культуру;
• судимость. Людям даже с погашенной судимостью запрещено занимать некоторые должности. Например, для компании возникнут риски, если нанять ранее судимого человека на ставку, где нужно работать с конфиденциальными данными и материальными ценностями.

Этими критериями проверки не ограничиваются. Список может включать все, что попадает в рамки закона и отвечает требованиям компании. В том числе многое зависит от конкретной должности.

Особенно важно провести тщательную проверку кандидата, если он:

• будет иметь дело с финансовыми средствами и документацией;
• получит доступ к конфиденциальным данным;
• будет работать в службе безопасности (в особенности, если ему выдадут служебное оружие);
• является гражданином другого государства;
• несколько раз сменил место работы за последние пару лет.

Как проверить кандидата на работу: основные этапы

Для начала при приеме на работу нового сотрудника компании важно убедиться в его соответствии требованиям и способности выполнять обязанности. Для этого проводится проверка кандидата на работу в несколько этапов.

Зачастую еще до назначения собеседований работодатель проверяет документы человека, изучает его профессиональный опыт (навыки, рекомендации), финансовую надежность (закредитованность, суды). Некоторые работодатели также предпочитают изучить страницы соискателя соискателей в соцсетях, чтобы понять, насколько хорошо человек встроится в коллектив и нет ли у него нездоровых наклонностей (не злоупотребляет ли алкоголем, не часто ли использует мат).

Как проверяют кандидатов и где можно найти информацию — разбираемся далее.

Анализ предоставленных документов

В рамках проверки документов компания в первую очередь оценивает действительность и подлинность всех бумаг кандидата. И для этого есть несколько официальных и государственных источников. Например, в отделениях МВД и ГУВМ можно выяснить, действительный ли паспорт предоставил кандидат и не числится ли он в розыске. Ускорить процесс проверки паспорта поможет отдельный сервис на Госуслугах.

Помимо паспорта кандидат предоставляет и другие данные — ИНН, СНИЛС, диплом. Как проверить их?

• Для проверки ИНН лучше всего воспользоваться официальным сервисом ФНС России. Достаточно ввести данные кандидата (ФИО, дата рождения, номер и дату выдачи паспорта). Сервис сообщит ИНН соискателя, и вы сможете сверить его с тем, что тот указал в своей анкете. Если есть расхождения — это повод уточнить сведения, т.к. человек мог попросту опечататься. Но не исключено, что он стремился скрыть какую-либо важную информацию о себе.
• СНИЛС можно проверить на сайте Соцфонда. Достаточно ввести данные, которые указал соискатель (ФИО, дата рождения и сам номер СНИЛС). Если все верно, сервис сообщит об этом.

• Информация о проверке подлинности документа об образовании (диплома) есть на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки. Также диплом можно проверить через Рособрнадзор, само учебное заведение или правоохранительные органы.
• Для проверки документов иностранцев существуют сервисы управления по вопросам миграции МВД России. Там можно уточнить информацию о виде на жительство, разрешения на проживание, действительность лицензии, а также нет ли человека в реестре контролируемых лиц.

Проверка профессионального опыта

Для проверки навыков, компетенций, знаний и опыта кандидата используется множество инструментов. Очевидно, что для начала работодатель изучает трудовую книжку:

• во-первых, это позволит соотнести данные из резюме соискателя с официальными сведениями. Скажем, действительно ли он занимал должность руководителя в течение двух лет, а не покинул ее сразу после назначения или вовсе был линейным сотрудников;
• во-вторых, так можно оценить, насколько опыт соответствует требованиям к кандидату.

Один из самых распространенных и эффективных инструментов проверки — запрос рекомендательного письма у прошлого работодателя. Чаще всего соискатели указывают контакты своих бывших начальников в резюме. Если таковых нет, можно выйти на компанию напрямую, уточнив ее название в трудовой книжке.

Бывшие руководители могут рассказать, чего достиг экс-сотрудник, какие у него есть сильные и слабые стороны, с какими обязанностями он справлялся лучше всего, сколько времени занимал конкретные посты и какие функции брал на себя.

Оценка финансовой надежности

Финансовую надежность людей в первую очередь проверяют банки, когда принимают решение об отказе или одобрении кредита. Но данный критерий важен и для работодателей. Если сотрудник несколько лет не может вылезти из долговой ямы, возникают риски, что для покрытия своей задолженности он начнет воровать или продавать товары «мимо кассы».

Если соискатель устраивает работодателя по всем критериям кроме кредитной истории, то компания может пойти навстречу. Скажем, даст возможность получать премии уже во время испытательного срока. Это позволит кандидату быстрее расплатиться с кредитами и сосредоточиться на своей эффективности и погрузиться в работу.

Где можно проверить кредитную историю, наличие задолженностей и судебных разбирательств:

• Федеральная служба судебных приставов (ФССП) предоставляет данные о судебных взысканиях по невыплаченным кредитам, долгам по алиментам и имущественным санкциям.
• На ЕФРСБ можно узнать о статусе банкрота кандидата (или его отсутствии). Например, того, кто стал банкротом менее трех лет назад, нельзя нанять в качестве руководителя в юрфирму.

Также проверка кандидатов на благонадежность может включать изучение кредитной истории (КИ). Но для этого человек должен дать отдельное согласие на запрос в БКИ. Такие действия отображаются в КИ, поэтому тайно их провести не удастся. Без ведома соискателя такие проверки проводить нельзя: компания получит штраф.

Анализ страничек кандидата в соцсетях

Соцсети тоже выступают в качестве источника информации о человеке. Если компания решается изучить эту сторону жизни соискателя, то стоит помнить о конфиденциальности и границах, которые установлены на законодательном уровне. Помимо этого, кандидат может счесть действия компании как неэтичные и нарушающие его право на личную жизнь.

Важно: проверка соцсетей законом не регламентирована и в целом относится к «серой зоне».

Тем не менее страницы в социальных сетях тоже нередко берут для исследования и изучения. Это помогает рекрутерам больше узнать о кандидате, его предпочтениях и интересах. В том числе таким образом можно выявить, не публикует ли соискатель неподобающий контент, нет ли у него склонности к агрессии. Нередко случается, что и сам соискатель может предложить изучить профиль, чтобы работодатель удостоверился в его надежности. Например, так поступают SMM-специалисты, стремясь продемонстрировать свои навыки и умения в профессиональной области.

Открытые данные позволяют составить более точный психологический портрет, дополнить его информацией о личных качествах, увлечениях и хобби, социальной активности и характере. Эти знания помогают также искать весомые аргументы, чтобы убедить желанного кандидата принять оффер: предоставить любителю спорта абонемент в фитнес-центр или рассказать музыканту об уроках игры на гитаре в офисе по пятницам.

Использование специализированных сервисов для проверки

Источников информации о кандидатах существует масса. Изучение каждого из них вручную потребует много времени у рекрутера, HR-специалиста или сотрудника службы безопасности. С другой стороны, пренебрегать проверкой потенциального работника — дело для бизнеса рискованное.

Помимо прочего, некоторая информация может «подгрузиться» в государственные базы данных уже после трудоустройства кандидата. И не обязательно работник расскажет об этом своему начальнику. А повторная проверка сотрудника вновь отнимет массу времени у специалистов.

Но технологии развиваются, и многие процессы в компаниях переходят в «цифру», автоматизируются. Теперь проверку кандидата не обязательно проводить вручную, открывая множество вкладок официальных органов, задачу можно поручить специализированным сервисам.

Автоматизированная система проверки соискателей и действующих сотрудников позволяет:

• выполнить требования безопасности;
• снизить риски;
• сэкономить время при активном найме.

В то же время компания будет экономить и свои деньги: зачастую пакеты услуг в сервисах стоят меньше, чем время опытного HR-специалиста. Риски ошибок из-за человеческого фактора сводятся к минимуму.

При этом важно работать с профессиональными и проверенными платформами. В противном случае компания рискует нарушить закон. Сервис CheckPerson предлагает быстрый доступ к данным из более чем 70 официальных, открытых и государственных баз.

Проверка кандидатов при приеме на работу с помощью CheckPerson обеспечивает:

• автоматический, быстрый и недорогой сбор данных круглосуточно;
• возможность выбирать нужный формат проверки;
• безопасные процессы и соответствие законодательству.

Проверка персонала: главное

Проверка сотрудников при приеме на работу важна для снижения рисков для бизнеса. Комплексный подход позволяет не только убедиться в соответствии соискателей заявленным требованиям, но и свести к минимуму ситуации, связанные с наймом неподходящих сотрудников.

• Анализ резюме, сопроводительного письма и рекомендаций позволяет получить общее представление о кандидате и его опыте работы, а также проверить соискателя на соответствие заявленных навыков и компетенций требованиям вакансии.
• Собеседование помогает более детально изучить имеющиеся навыки человека, его мотивацию и соответствие корпкультуре.
• Тестирования (психологические, профессиональные и личностные) — это способ более глубоко оценить кандидата и его потенциал.
• Анализ социальных сетей в рамках закона может дать дополнительную информацию о личности соискателя, интересах и ценностях.
• Проверка на наличие судимостей позволяет убедиться в отсутствии у кандидата проблем с законом, которые могут негативно сказаться на репутации компании.
• Анализ финансовой надежности, кредитной истории и платежеспособности кандидата — это метод, который позволит лучше понять мотивацию человека и оценить риски для компании.

Должная проверка кандидатов на работу для бизнеса — это способ наращивать производительность, формировать крепкие и надежные команды, увеличивать прибыль без рисков для репутации.